[PL] Jak redukować zapasy?

Aktualizacja: 28 gru 2020


Zapasy które utrzymujemy mrożą nam gotówkę. Za każdym razem, kiedy kupujemy materiał lub surowce wydajemy pieniądze. Jest to oczywiście inwestycja, dzięki której będziemy w stanie stworzyć nasze produkty i sprzedać je z zyskiem. Jednak jak każda inwestycja jest obarczona ryzykiem (to tego jeszcze wrócę). Ale jednak przede wszystkim każda złotówka, którą wydamy na surowce znika z naszego konta bankowego i tracimy możliwość wykorzystania jej w inny sposób. Od momentu wydania pieniędzy na materiał do momentu sprzedaży naszego produktu mrozimy nasz kapitał w zapasach. Im więcej zapasów zgromadzimy tym więcej gotówki mamy zamrożonej do momentu sprzedania naszego produktu. Dlatego odpowiednie zarządzanie zapasami a przede wszystkim tego co, kiedy i w jakiej ilości kupujemy może nam pomóc zatrzymać więcej gotówki na inne cele.

Celem pierwszorzędnym jest oczywiści zabezpieczenie materiałów i surowców do terminowej realizacji produkcji. Ale kolejnym priorytetem powinno być takie realizowanie zakupów, aby maksymalnie opóźnić odpływ gotówki.

Główne metody których możemy użyć w tym celu to:


  • Odroczenie płatności/długie terminy płatności

  • Zamawianie tylko tyle ile potrzebujemy do realizacji produkcji

  • Zamawianie najpóźniej jak się da nie tworząc nadmiernego ryzyka dla realizacji produkcji

Dla każdej z metod istnieje wiele narzędzi, ale też wiele warunków które trzeba spełnić, aby osiągnąć zamierzony efekt bez narażania naszej działalności na nadmierne ryzyko. Pierwsza metoda jest typowo formalna i nie będę jej tutaj rozwijał.


Zamawianie tylko tyle ile potrzebujemy.


Stock accuracy - Dokładność zapasów

Podstawowym elementem, który często jest pomijany w tego typu rozważaniach jest stock accuracy czyli poprawność zapisów (najczęściej w systemie ERP) odnośnie aktualnie posiadanych stanów magazynowych. Jeżeli do realizacji zamówienia/produkcji potrzebujemy 20 szt części A a system wykazuje, że na magazynie mamy 10 szt to powinniśmy domówić 10szt. Jednak, jeśli okaże się, że w rzeczywistości na magazynie mamy tylko 5 to nie będziemy w stanie zrealizować zamówień. Także jakiekolwiek działania związane z redukcją zapasów musimy rozpocząć od upewnienia się, że nasze stany magazynowe są poprawne oraz że procesy związane z zarządzaniem zapasami i gospodarką magazynową zapewniają utrzymanie tej poprawności.

Czy bez zapewnienia 100% poprawności stanów magazynowych powinniśmy zaniechać wszelkich działań związanych z redukcją zapasów? Zdecydowanie nie. Jednak musimy nasze działania rozpocząć właśnie od upewnienia się jak wygląda sytuacja z poprawnością stanów magazynowych i niezwłocznie podjąć działania usprawniające, jeśli te są wymagane. Równolegle możemy prowadzić działania, które w dalszej perspektywie zapewnią nam redukcję zapasów.


Demand management - Zarządzanie zapotrzebowaniem

Kolejny obszar, którym powinniśmy się zająć jest demand management, czyli to w jaki sposób zarządzamy sygnałem zapotrzebowania. Zaczynając od zamówień klientów przez to jak są one konwertowane na zapotrzebowanie na surowce i części (np. Poprzez BOM w systemie ERP) a następnie jak sygnał zapotrzebowania jest transferowany do dostawców i na produkcję. Ocenę sygnału rozpatrujemy na dwóch płaszczyznach: poprawności i stabilności.

Przez poprawności rozumiemy czy ilość i wymagany termin dostępności surowców jest zgodny z rzeczywistymi wymaganiami. Jeżeli nie jest to może to prowadzić do wielu nieprawidłowości i skutków w postaci nadmiernego/niepotrzebnego zapasu czy wręcz odwrotnie do braku wymaganych części i surowców. Zapewnienie poprawności sygnałów zapotrzebowani samo przez się może prowadzić do obniżenia poziomu zapasów.

Przez stabilność sygnału zapotrzebowania rozumiemy to na ile często i jak bardzo się on zmienia zarówno, jeśli chodzi o aspekt ilościowy jak i terminowy. Fluktuacje w sygnale również mogą prowadzić do nadmiernych zapasów (przykładowo, jeśli znika, zmniejsza lub odsuwa się w czasie na materiału już zamówione) lub braków materiałowych (kiedy zapotrzebowanie przyśpiesza, zwiększa się lub pojawia w terminie, który jest krótszy niż czas reakcji dostawców). Przez to samo zapewnienie stabilności zapotrzebowania może doprowadzić do zredukowania zapasów.


Replenishment methods – Metody uzupełniania zapasów

W sytuacji, kiedy zajęliśmy się już tematem poprawności stanów magazynowych i stabilności zapotrzebowania powinniśmy przystąpić do przyjrzenia się bliżej metodom jakie stosujemy do uzupełniania stanów magazynowych. A w uproszczeniu temu dlaczego, kiedy i jak składamy zamówienia na materiały i części.

Dlaczego? Definiujemy tutaj co powoduje, że dany specjalista/zakupowiec/system składa zamówienie. Co jest dla nas sygnałem, że powinniśmy złożyć takie a nie inne zamówienie? W większości przypadków jest to sygnał w systemu MRP, że pojawiło się zapotrzebowania i należy złożyć zamówienie (w przypadku SAP będzie to purchase requisition). Czasami jest to sygnał kanbanowy a w innych przypadkach informacja z harmonogramu projektu, która określa kiedy i co powinniśmy zamówić. Krytycznym czynnikiem jest tutaj informacja, ile powinniśmy zamówić. Jeśli zamawiamy za dużo powinniśmy się przyjrzeć dlaczego? Dlaczego MRP generuje nam zamówienia na ilości większe niż potrzebne? Może parametry systemu są źle ustawione np. Minimalne wielkości zamówienia lub wielkość partii. Sygnał kanban? Może wielkość kanbanów jest źle dopasowana? Plan projektu? Czy plan zamówień jest regularnie przeglądany, aby wziąć pod uwagę ewentualne zmiany w projekcie? Możliwości jest dużo, kluczowe więc jest zmapowanie wszystkich czynności, systemów i parametrów które odpowiadają za to, ile materiału czy części zamawiamy.

Stock strategy – Strategie utrzymywania zapasów Kolejnym elementem, o który należy zadbać jest strategia zapasów, która definiuje, ile właściwie zapasów chcemy utrzymywać. Może ona być zdefiniowana na poziomie poszczególnych SKU (PFEP plan for every part), na poziomie kategorii (np. ABC/XYZ, commodity) lub na poziomie całości zapasów. Ilości zapasów możemy definiować na a wiele sposobów zaczynając np. poziomy min/max, wartość absolutna, ilościowo, inventory turn (obrót zapasami), DOI/DOH (days inventory outstanding, days inventory on hand), bufory bezpieczeństwa ilościowo/czasowo. Wymienione wskaźniki lub metody pomagają nam w dwóch kluczowych kwestiach:

1. Określenie, ile zapasu faktycznie potrzebujemy

2. Kontroli czy faktycznie zapasu posiadamy tyle ile potrzebujemy (ani za dużo ani za mało)

Z tą wiedzą o wiele łatwiej jest przystępować do jakichkolwiek działań związanych z optymalizacją czy redukcją zapasów. Odpowiednio definiowane strategie oraz regularne mierzenie wyników pomagają skutecznie zidentyfikować obszary w których poziom zapasów jest niewłaściwy i skutecznie zogniskować nasze działania tak aby przyniosły założy rezultat.



Zamawianie tak późno jak się da?


Lead time

Niezależnie od tego czy lead time rozpatrujemy w kontekście dostawców czy czasów produkcyjnych zbyt długie czasy dostaw/produkcji powodują, że zwiększamy ryzyko niewłaściwych poziomów zapasów (zarówno za dużego jak i zbyt małego zapasu). Ma to szczególne znaczenie w przypadku niestabilnych sygnałów zapotrzebowania. Jeśli przykładowo LT wynosi 3 miesiące i w przeciągu tych trzech miesięcy istotnie zmieni się zapotrzebowanie to nie jesteśmy w stanie zareagować i może to doprowadzić do nadmiernego lub niedostatecznego stanu magazynowego. Aby chronić się przed najgorszym, czyli niedoborem materiałów w takich wypadkach możemy tworzyć bufory bezpieczeństwa w postaci safety stock. Im dłuższy LT i im mniej stabilne zapotrzebowanie tym większe zapasy bezpieczeństwa musimy utrzymywać. Dlatego redukowanie LT zarówno wewnętrznych jak i LT dostawców jest bardzo ważnym elementem pozwalającym nam na redukcję zapasów.


Stabilność i rzetelność dostawców, stabilność procesu

Elementy niepewności w realizacji naszego produktu takie jak niestabilni dostawcy lub nasze wewnętrzne procesy (zarówno pod kątem jakościowym jak i terminowym) będą powodowały, że będziemy musieli się dodatkowo zabezpieczać poprzez tworzenie zapasów bezpieczeństwa, zamawianie większych ilości niż są faktycznie potrzebne lub zamawianie wcześniej niż należy.



Czynniki ekonomiczne

Elementem, o którym zawsze musimy pamiętać przy zarządzaniu zapasami jest czynnik ekonomiczny. Nie zawsze dla naszego biznesu opłaca się utrzymywać możliwie niskie stany magazynowe. Niech za najlepszy przykład posłuży tu sytuacja, gdzie dostawca oferuje duże rabaty za zamówienie większej partii a my mamy 100% pewności, że cały ten zapas będziemy w stanie zużyć. W takich przypadkach należy przeliczyć co jest dla nas droższe: utrzymywanie większych zapasów czy droższy materiał. Koniec końców wszystkie decyzje, które podejmujemy muszą mieć biznesowe uzasadnienie. Wdrażanie rozwiązań, które pomogą nam zredukować poziomy zapasów, ale jednocześnie podniosą koszty produktu może nie być właściwe. Nie idźmy za modą tylko prowadźmy rzetelny biznes i nie dajmy się wciągnąć w pułapkę cięcia kosztów bez względu na koszty.


Podsumowanie

Bardzo ważne jest, żeby do tematu redukcji zapasów (czy raczej optymalizacji zapasów) podchodzić systemowo i z dobrym planem. Należy zadbać o to by zatroszczyć się o elementy które opisałem w tym tekście ze szczególnym naciskiem na czynnik ekonomiczny - należy robić to co warto dla biznesu.

Zapraszam do dyskusji w komentarzach.

Jeżeli jesteś zainteresowany pomocą w temacie redukcji zapasów skontaktuj się ze mną lub wypełnij formularz.